Remote support

MS365 Tip: Bepaal zelf wanneer een e-mail wordt bezorgd

De perfecte timing van e-mailberichten

Het kan voorkomen dat je een e-mail op een later moment wil verzenden, maar deze wel alvast wil opstellen. Met de ‘Later Versturen’-functie van Outlook kun je een e-mail versturen die pas later in de inbox van de ontvanger belandt. Lees hier hoe je van deze functie gebruik maakt.

In de hectiek van de werkdag kan het lastig zijn om alles precies op het juiste moment te doen. 

Dit geldt vaak ook voor het versturen van e-mails. Sommige mailtjes zijn namelijk tijdsgevoelig en dienen pas na een specifiek moment bezorgd te worden. Bijvoorbeeld omdat klanten of collega’s nog niet aan het werk zijn óf omdat je wil dat het bericht bovenaan in de inbox staat als ze aan de werkdag beginnen. De functie ‘Later Versturen’ van Outlook biedt hierin uitkomst.

Verzenden plannen, hoe werkt het?

    Methode 1

    1. Stel je e-mailbericht op, zoals je dat normaal ook doet.
    2. Klik, voordat je op verzenden drukt, op het pijltje naast de knop ‘Verzenden’. Staat het pijltje er niet? Werk dan volgens methode 2.

    3. Kies in het uitschuifmenu de optie ‘Verzenden plannen’ (of ‘Schedule send’ in het Engels).

      4. Selecteer de gewenste datum en tijd voor verzending.
      5. Klik op ‘Verzenden’.

    Methode 2

    1. Stel je e-mailbericht op, zoals je dat normaal ook doet.
    2. Klik, voordat je op verzenden drukt, op het tabblad ‘Opties’ en vervolgens op ‘Bezorging uitstellen’

      3. Zet het vinkje ‘Niet bezorgen voor’ aan en selecteer de gewenste datum en tijd voor aflevering. Klik vervolgens op sluiten.

      4. Druk op 'Verzenden'

Belangrijk:

Tot aan het moment van verzending kun je het bericht aanpassen bij concepten. Bij beide methoden is het belangrijk dat Outlook geopend blijft tot aan het moment van aflevering, aangezien het bericht anders in de concepten blijft staan.

Waarom later verzenden?

Het “Later Versturen” is dus heel eenvoudig te regelen in Microsoft Outlook, maar waarom wil je eigenlijk een e-mailbericht later laten aankomen? Hier zijn meerdere redenen voor te bedenken. We noemen er drie;

  • Perfecte timing: Zorg dat je e-mail in de ochtend als eerste gelezen wordt, zonder dat jij daarvoor vroeg hoeft op te staan.
  • Rust in je werkdag: Plan e-mails alvast vooruit, zodat je je daarna volledig kunt focussen op andere taken, zonder al gestoord te worden door de reactie.

  • Professionele indruk: Vermijd het versturen van e-mails op ongebruikelijke tijden, zoals midden in de nacht, waardoor je professionele werkhouding beter naar voren komt
     

Met de ‘Later Versturen’ functie in Outlook ben jij de baas over je inbox én die van je ontvangers. Dus, waarom zou je wachten? Probeer het eens uit en ontdek hoe deze eenvoudige functie je dag een stukje efficiënter maakt!

Heb je andere vragen over efficiënter gebruik van jouw software? Vraag het dan! Neem gerust contact op om ook efficiënter te werken.