MS365 Tip: Automatisch gespreksverslagen vastleggen

Focus je op het gesprek, niet op de notulen

Wil jij je focussen op je gesprek met een relatie of medewerker, maar wil jij het gesprek tegelijkertijd ook vastgelegd hebben? Gebruik dan de "Vastleggen-functie" in de Microsoft 365 app. De functie neemt het gesprek op en maakt hier automatisch notulen van.

Een – voor veel mensen onbekende - toepassing binnen Microsoft 365 is de functie “Vastleggen”, waarmee gesprekken kunnen worden opgenomen en waarmee automatisch notulen worden gemaakt. Naast dat dit je veel rapportage-tijd kan besparen, biedt de toepassing nog meer voordelen;

Betere informatiebewaring

Door gesprekken vast te leggen, zorg je ervoor dat belangrijke informatie niet verloren gaat. Dit is met name handig als er complexe beslissingen worden genomen.

Samenwerking verbeteren

Het vastleggen van gesprekken in een teamomgeving zorgt ervoor dat iedereen dezelfde informatie heeft, zelfs als niet alle teamleden aanwezig zijn tijdens een overleg.

Verlies van kennis voorkomen

Wanneer medewerkers vertrekken, kan de kennis die zij in mondeling hebben gedeeld verloren gaan. Door het vastleggen van gesprekken blijft deze informatie behouden voor de rest van het team.

Het werkt heel eenvoudig

    1. Open de Microsoft 365 app op je telefoon
    2. Ga onderin het menu naar “Vastleggen”
    3. Kies voor “Dicteren”
    4. Neem het gesprek op
      Let op: meldt dit i.v.m. privacy aan de gesprekspartner(s)
    5. Kies na het gesprek voor “Voltooien”
    6. Het gesprek én de notulen staan direct in OneDrive, omdat je ingelogd bent in je eigen 365-omgeving
    7. Vervolgens kan dit gedeeld worden met de gesprekspartners. Ook kun je de data gebruiken voor andere documenten