Een afspraak maken via de mail kan soms onnodig veel heen-en-weer berichten opleveren. Met ‘Boek tijd met mij’ in de nieuwe Outlook laat je anderen zelf een geschikt moment in jouw agenda kiezen.
Je maakt een persoonlijke reserveringspagina aan waarop je aangeeft wanneer je beschikbaar bent. Vervolgens deel je de link met bijvoorbeeld een klant, collega of leverancier. De ander kiest een beschikbaar tijdstip en de afspraak wordt automatisch in je agenda gezet.
Zo stel je ‘Boek tijd met mij’ in
Het instellen van je reserveringspagina doe je rechtstreeks vanuit de nieuwe Outlook:
Open Outlook.
Ga rechtsboven naar Instellingen.
Kies Agenda.
Klik op Bookings met mij.
Open je persoonlijke reserveringspagina.
Stel in wanneer je beschikbaar bent en hoelang een afspraak mag duren.
Pas eventueel de titel en omschrijving van je afspraak aan.
Kopieer de persoonlijke link en deel deze met anderen.
Je bepaalt dus zelf welke momenten iemand kan reserveren. Je hoeft niet bang te zijn dat iemand zomaar een afspraak op een ongeschikt moment inplant.
Een afspraak plannen zonder heen-en-weer mailen
Stel: een potentiële klant wil graag kennismaken. In plaats van verschillende momenten over en weer te mailen, stuur je de link naar jouw reserveringspagina.
De klant ziet jouw beschikbare momenten, kiest bijvoorbeeld dinsdag om 10.00 uur en bevestigt de afspraak. Het gekozen tijdstip wordt vervolgens verwerkt in je agenda.
Heb je op dinsdagmiddag al een andere afspraak? Dan is dat tijdstip niet beschikbaar om te boeken.
Voeg je reserveringslink toe aan je e-mailhandtekening
Je kunt de link ook toevoegen aan je e-mailhandtekening. Bijvoorbeeld met de tekst:
Plan eenvoudig een afspraak met mij
Zo kunnen klanten en andere contacten vanuit iedere e-mail direct een afspraak met je inplannen. Dit is vooral handig voor medewerkers die regelmatig afspraken maken met mensen buiten de organisatie.
Voor wie is deze functie handig?
Boek tijd met mij’ kan interessant zijn voor iedereen die regelmatig afspraken moet inplannen. Denk bijvoorbeeld aan:
accountmanagers die veel klantafspraken hebben;
consultants die gesprekken met klanten plannen;
medewerkers die kennismakingsgesprekken voeren;
ondernemers die eenvoudig afspraken met relaties willen inplannen.
Je hoeft hierdoor minder tijd te besteden aan het afstemmen van agenda's en houdt zelf controle over je beschikbare momenten.
Even instellen en dan makkelijk te gebruiken
‘Boek tijd met mij’ is een handige Outlook-functie voor wie regelmatig afspraken maakt. Stel je beschikbaarheid één keer goed in, deel je persoonlijke link en laat anderen vervolgens zelf een geschikt moment kiezen.
Benieuwd welke Microsoft 365-functies jouw organisatie nog meer kunnen helpen? Pijl solutions helpt je graag om Microsoft 365 slimmer en efficiënter in te zetten.