Problemen opgelost voor u het weet
Nieuwsoverzicht

Zakelijk digitale documenten, hoelang en op welke manier bewaren?


vrijdag 13 januari 2017

De belastingdienst stelt (nieuwe) eisen aan het bewaren van zowel papieren als digitale zakelijke documenten.
Hoe gaat uw onderneming om met zakelijk digitale documenten? Wat betreft de administratie is bekend dat u deze voor een bepaalde periode moet bewaren, maar geldt er voor digitale documenten ook een bewaarplicht? En in welke vorm moet u deze documenten opslaan?

Waar digitale documenten bewaren?

Het maakt de belastingdienst niet uit waar u de digitale bestanden opslaat. Hetzij op een PC, een externe harde schijf, een back-up server in het buitenland, het kan allemaal. De enige echte eis die er gesteld wordt door de belastingdienst, is dat de gegevens binnen redelijke termijn kunnen worden verstrekt bij opvragen door de belastinginspecteur.

Daarnaast kan de belastinginspecteur u vragen om documenten in een andere vorm aan te leveren.
De belastingdienst kan u dus vragen om een digitale kopie van uw gehele administratie.

In welke vorm digitale documenten bewaren?

Dit is voor veel bedrijven de spannendste eis. U dient namelijk uw ontvangen documenten in de vorm te bewaren waarin u het gekregen heeft. Krijgt u dus een inkoopfactuur gemaild in PDF? Dan dient u het originele bestand in PDF te bewaren. Een printje van het document volstaat dus niet.
Dit geldt ook andersom voor papieren documenten. U mag voor uw eigen gebruik de het document scannen en bewaren als PDF, maar óók het originele papieren bestand moet bewaard blijven.

Voor hoe lang moet u digitale documenten bewaren?

In de onderstaande tabel treft u de bewaartermijn van zakelijke documenten:

 

Soort documenten

Bewaartermijn

Ledenadministratie coöperatie of vereniging

10 jaar

Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
(in welke vorm dan ook opgeslagen)

9 jaar

Administratieve gegevens en interne e-mail *
(jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) 

7 jaar

Personeelsadministratie
(loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden)

5 jaar

 

Extra notitie: Hoe lang moet u e-mails bewaren?

U dient al uw e-mails, intern en extern, minimaal 7 jaar te bewaren. Het simpelweg weggooien van e-mails is dus eigenlijk niet toegestaan. Een goede inrichting van uw e-mailpakket is dus wenselijk.

ICT helpt u met de bewaarplicht

Digitale documenten op een correcte manier bewaren is geen pretje. De belastingdienst stelt eisen waar soms lastig volledig aan te voldoen is. Techniek kan u echter helpen. Een goede (cloud-)server waar al uw bestanden opstaan en automatische back-ups van uw bestanden en/of e-mail is geen overbodige luxe. Wilt u weten hoe wij u verder kunnen helpen? Neemt u dan gerust contact op.

Bron: Bewaartermijnen, Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)
Bron: http://www.dezaak.nl/943/bewaartermijnen-voor-zakelijke-documenten.html

Nieuwsbrieven

Editie #16: juni 2017
Uitfaseren ISDN telefoonlijnen + Windows 10 Creators Update + Onbeperkt mobiel in de EU

Editie #15: april 2017
Beveiligingslek Microsoft Office + Automatisch inlezen facturen + Collega Peter aan het woord.

Editie #14: maart 2017
Heeft u ICT vragen? - 247 Alarm Certificering - Smiemans Projecten over Pijl solutions  

Editie #13: februari 2017
Internet of Things - Magazijnautomatisering - Wat Pijl solutions voor u kan betekenen

Editie #12: januari 2017
Nieuwe eisen bewaarplicht digitale documenten - Collega Arjan van Munsteren aan het woord - Cloud-opslag OneDrive

Editie #11: december 2016
Eindejaarsbericht 2016: Pijlsolutions wenst u een sprankelend 2017!

Editie #10: november 2016
Een webshop starten voor uw bedrijf - 7 handige wachtwoord tips - Eerste King informatie-bijeenkomst succesvol

Editie #9: oktober 2016
ERP software voor uw bedrijf - BOM Group over Pijl solutions - VIDEO: Beter samenwerken met VAMO

Editie #8: september 2016
Ransomware: Gijzeling van uw PC of mobiel - Vooraankondiging informatiebijeenkomst - Hoe gebruikt u veilig mobiele apparaten?

Editie #7: juli 2016
Leer schadelijke e-mails herkennen - Melior over Pijl solutions - Nu ook zakelijk mobiel abonnementen

Editie #6: februari 2016
Nieuwe wetgeving rond Datalekken - Hoe zijn uw back-ups geregeld? - Nieuwe Partner Plink

Editie #5: november 2015
KPN ÉÉN wat is het? - Minder administratieve handelingen - Office 365 wat heeft u er aan?

Editie #4: september 2015
Windows 10, upgraden? - 10% werkt onveilig - Adobe Creative Cloud

Editie #3: juli 2015
Verbeterde dienstverlening - VOIP Smiemans Projecten - Volleybal Clinic

Editie #2: april 2015
Grip op het printerpark - WiFI verbeteren - Pijl steunt sport

Editie #1: maart 2015
King Experience - Norman Anti-virus verlengen? - Nieuwe website

Storingsnieuws

Bent u op zoek naar nieuws over storingen?
Bekijk u dan onze support pagina.

ICT beter inzetten voor uw bedrijf? Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!