Zakelijk digitale documenten, hoelang en op welke manier bewaren?
vrijdag 13 januari 2017
De belastingdienst stelt (nieuwe) eisen aan het bewaren van zowel papieren als digitale zakelijke documenten.
Hoe gaat uw onderneming om met zakelijk digitale documenten? Wat betreft de administratie is bekend dat u deze voor een bepaalde periode moet bewaren, maar geldt er voor digitale documenten ook een bewaarplicht? En in welke vorm moet u deze documenten opslaan?
Waar digitale documenten bewaren?
Het maakt de belastingdienst niet uit waar u de digitale bestanden opslaat. Hetzij op een PC, een externe harde schijf, een back-up server in het buitenland, het kan allemaal. De enige echte eis die er gesteld wordt door de belastingdienst, is dat de gegevens binnen redelijke termijn kunnen worden verstrekt bij opvragen door de belastinginspecteur.
Daarnaast kan de belastinginspecteur u vragen om documenten in een andere vorm aan te leveren.
De belastingdienst kan u dus vragen om een digitale kopie van uw gehele administratie.
In welke vorm digitale documenten bewaren?
Dit is voor veel bedrijven de spannendste eis. U dient namelijk uw ontvangen documenten in de vorm te bewaren waarin u het gekregen heeft. Krijgt u dus een inkoopfactuur gemaild in PDF? Dan dient u het originele bestand in PDF te bewaren. Een printje van het document volstaat dus niet.
Dit geldt ook andersom voor papieren documenten. U mag voor uw eigen gebruik de het document scannen en bewaren als PDF, maar óók het originele papieren bestand moet bewaard blijven.
Voor hoe lang moet u digitale documenten bewaren?
In de onderstaande tabel treft u de bewaartermijn van zakelijke documenten:
|
Soort documenten |
Bewaartermijn |
| Ledenadministratie coöperatie of vereniging |
10 jaar |
|
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
(in welke vorm dan ook opgeslagen) |
9 jaar |
|
Administratieve gegevens en interne e-mail *
(jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) |
7 jaar |
|
Personeelsadministratie
(loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden) |
5 jaar |
Extra notitie: Hoe lang moet u e-mails bewaren?
U dient al uw e-mails, intern en extern, minimaal 7 jaar te bewaren. Het simpelweg weggooien van e-mails is dus eigenlijk niet toegestaan. Een goede inrichting van uw e-mailpakket is dus wenselijk.
ICT helpt u met de bewaarplicht
Digitale documenten op een correcte manier bewaren is geen pretje. De belastingdienst stelt eisen waar soms lastig volledig aan te voldoen is. Techniek kan u echter helpen. Een goede (cloud-)server waar al uw bestanden opstaan en automatische back-ups van uw bestanden en/of e-mail is geen overbodige luxe. Wilt u weten hoe wij u verder kunnen helpen? Neemt u dan gerust contact op.
Bron: Bewaartermijnen, Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)
Bron: http://www.dezaak.nl/943/bewaartermijnen-voor-zakelijke-documenten.html
Nieuwsbrieven
Algemene Nieuwsbrief #49 Februari 2023
PowerBI is de toekomst, het gebruik van SharePoint en de belangen van een sterke tweestapsverificatie.
Algemene Nieuwsbrief #48 December 2022
Een terugblik van Arno Duijvestijn, Cybersecurity anno 2023 en Pijl in een nieuw jasje!
KING Nieuwsbrief: #47 November 2022
Is uw bedrijfssoftware toekomstbestendig?
Nieuwsflits: Maak kennis met Jeffrey Persoon!
Onze nieuwe software consultant bij Pijl solutions
Algemene Nieuwsbrief #46 Oktober 2022
Alles over de "onzichtbare muur", personeelstekorten en De Hek Online!
Algemene Nieuwsbrief #45 Juli 2022
Een mooie klantencase, het digitale nalatenschap & meer!
KING Finance & Accountancy April 2022
Automatiseer uw administratie met KING Finance en KING Accountancy
Algemene Nieuwsbrief #43 Maart 2022
Cyber Awareness-sessies, het beveiligen van uw voordeur & meer
Algemene Nieuwsbrief #42 December 2021
Fijne feestdagen, en op naar een virusvrij 2022!
Algemene Nieuwsbrief #41 November 2021
KING Software: Passend maatwerk voor elke branche
Algemene Nieuwsbrief #40 Augustus 2021
ICT & Duurzaamheid: Hoe kunnen we samen verduurzamen?
Algemene Nieuwsbrief #39 Juli 2021
Groei door ICT: hoe en waarom?
Cybersecurity Nieuwsbrief #38 April 2021
Cyberrisico's anno 2021 - Dit doet u ertegen! (3 basistips)
Algemene Nieuwsbrief #37 Februari 2021
Windows updates, OneDrive for Business, het nieuwe Microsoft Edge
Algemene Nieuwsbrief #36 November 2020
4G Back-up, De PS-wachtwoordmanager & Zakelijke TV
Algemene Nieuwsbrief #35 September 2020
Een terugblik op Corona, apparatuur video-vergaderen en thuiswerkadvies
Algemene Nieuwsbrief #34 Juni 2020
De King Software Special
Algemene Nieuwsbrief #33 April 2020
Microsoft 365 & Teams Extra Veilig Internet, Cybercrime en e-mailbeveiliging
Algemene Nieuwsbrief #32 Februari 2020
Beheerde back-upservice van Pijl solutions Voorkom virussen en verlies van bestanden
Algemene Nieuwsbrief #31 December 2019
Hoe veilig is uw website of webshop? Doe nu de scan!
Algemene Nieuwsbrief #30 Oktober 2019
Ontvang nu Tikkie-betalingen met King Krijg sneller betaald en verbeter uw cashflow
Algemene Nieuwsbrief #29 Augustus 2019
Pro Actief Beheer Preventief onderhoud en bewaking van uw IT
Algemene Nieuwsbrief #28 Juni 2019
Inzicht in telefonische communicatie Realtime inzicht met HIP Reporter
Algemene Nieuwsbrief #27 April 2019
Microsoft stopt ondersteuning Windows 7 Ook ondersteuning Windows server 2008 en Exchange 2010 stopt
Storingsnieuws
Bent u op zoek naar nieuws over storingen?
Bekijk u dan onze support pagina.
