Problemen opgelost voor u het weet
Nieuwsoverzicht

Zakelijk digitale documenten, hoelang en op welke manier bewaren?


vrijdag 13 januari 2017

De belastingdienst stelt (nieuwe) eisen aan het bewaren van zowel papieren als digitale zakelijke documenten.
Hoe gaat uw onderneming om met zakelijk digitale documenten? Wat betreft de administratie is bekend dat u deze voor een bepaalde periode moet bewaren, maar geldt er voor digitale documenten ook een bewaarplicht? En in welke vorm moet u deze documenten opslaan?

Waar digitale documenten bewaren?

Het maakt de belastingdienst niet uit waar u de digitale bestanden opslaat. Hetzij op een PC, een externe harde schijf, een back-up server in het buitenland, het kan allemaal. De enige echte eis die er gesteld wordt door de belastingdienst, is dat de gegevens binnen redelijke termijn kunnen worden verstrekt bij opvragen door de belastinginspecteur.

Daarnaast kan de belastinginspecteur u vragen om documenten in een andere vorm aan te leveren.
De belastingdienst kan u dus vragen om een digitale kopie van uw gehele administratie.

In welke vorm digitale documenten bewaren?

Dit is voor veel bedrijven de spannendste eis. U dient namelijk uw ontvangen documenten in de vorm te bewaren waarin u het gekregen heeft. Krijgt u dus een inkoopfactuur gemaild in PDF? Dan dient u het originele bestand in PDF te bewaren. Een printje van het document volstaat dus niet.
Dit geldt ook andersom voor papieren documenten. U mag voor uw eigen gebruik de het document scannen en bewaren als PDF, maar óók het originele papieren bestand moet bewaard blijven.

Voor hoe lang moet u digitale documenten bewaren?

In de onderstaande tabel treft u de bewaartermijn van zakelijke documenten:

 

Soort documenten

Bewaartermijn

Ledenadministratie coöperatie of vereniging

10 jaar

Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
(in welke vorm dan ook opgeslagen)

9 jaar

Administratieve gegevens en interne e-mail *
(jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) 

7 jaar

Personeelsadministratie
(loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden)

5 jaar

 

Extra notitie: Hoe lang moet u e-mails bewaren?

U dient al uw e-mails, intern en extern, minimaal 7 jaar te bewaren. Het simpelweg weggooien van e-mails is dus eigenlijk niet toegestaan. Een goede inrichting van uw e-mailpakket is dus wenselijk.

ICT helpt u met de bewaarplicht

Digitale documenten op een correcte manier bewaren is geen pretje. De belastingdienst stelt eisen waar soms lastig volledig aan te voldoen is. Techniek kan u echter helpen. Een goede (cloud-)server waar al uw bestanden opstaan en automatische back-ups van uw bestanden en/of e-mail is geen overbodige luxe. Wilt u weten hoe wij u verder kunnen helpen? Neemt u dan gerust contact op.

Bron: Bewaartermijnen, Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)
Bron: http://www.dezaak.nl/943/bewaartermijnen-voor-zakelijke-documenten.html

Nieuwsbrieven

Cybersecurity Nieuwsbrief #38 April 2021
Cyberrisico's anno 2021 - Dit doet u ertegen! (3 basistips)

Algemene Nieuwsbrief #37 Februari 2021

Windows updates, OneDrive for Business, het nieuwe Microsoft Edge

Algemene Nieuwsbrief #36 November 2020
4G Back-up, De PS-wachtwoordmanager & Zakelijke TV

Algemene Nieuwsbrief #35 September 2020
Een terugblik op Corona, apparatuur video-vergaderen en thuiswerkadvies

Algemene Nieuwsbrief #34 Juni 2020
De King Software Special 

Algemene Nieuwsbrief #33 April 2020
Microsoft 365 & Teams Extra Veilig Internet, Cybercrime en e-mailbeveiliging

Algemene Nieuwsbrief #32 Februari 2020
Beheerde back-upservice van Pijl solutions Voorkom virussen en verlies van bestanden

Algemene Nieuwsbrief #31 December 2019
Hoe veilig is uw website of webshop? Doe nu de scan!

Algemene Nieuwsbrief #30 Oktober 2019
Ontvang nu Tikkie-betalingen met King Krijg sneller betaald en verbeter uw cashflow

Algemene Nieuwsbrief #29 Augustus 2019
Pro Actief Beheer Preventief onderhoud en bewaking van uw IT

Algemene Nieuwsbrief #28 Juni 2019
Inzicht in telefonische communicatie Realtime inzicht met HIP Reporter

Algemene Nieuwsbrief #27 April 2019
Microsoft stopt ondersteuning Windows 7 Ook ondersteuning Windows server 2008 en Exchange 2010 stopt

 

Storingsnieuws

Bent u op zoek naar nieuws over storingen?
Bekijk u dan onze support pagina.

ICT beter inzetten voor uw bedrijf? Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!