Digitaliseren inkoopfacturen, verminder administratieve handelingen

In de huidige digitale wereld is het niet meer van deze tijd om documenten in een archiefkast op te slaan. We zijn al gewend om een verkoopfactuur digitaal te versturen naar een relatie, maar wat zou het mooi zijn om een ontvangen factuur ook digitaal te verwerken!

De administratieve verwerking van deze facturen vindt nu nog grotendeels handmatig plaats zonder enige factuursoftware. Dit een tijdrovende activiteit als het gaat om inkomende facturen. Hebt u enig idee hoeveel tijd u en uw medewerkers kwijt zijn aan het verwerken, archiveren, beoordelen en autoriseren van inkomende facturen?

Wat zou het handig zijn als u beschikt over een systeem waarmee uw factuur verwerking zonder veel overleg, dubbel inboeken, kopiëren en archiveren plaats zou vinden. Door de inzet van de juiste software kunt u veel besparen op de verwerking van facturen. Zelfs als u maar 100 facturen per maand hoeft te verwerken.

De toekomst: Elektronisch factureren waarbij inkoopfacturen automatisch in uw systeem komen

Verwacht wordt dat elektronisch factureren via breedband- dataverbindingen een grote vlucht gaat nemen en ook in het Midden- en Kleinbedrijf steeds meer toepassing gaat vinden. Inkoopfacturen worden niet meer fysiek ontvangen, maar worden digitaal aangeboden op basis van zogenaamde XML-standaarden.

Kort gezegd, komt het hier op neer: uw leveranciers hebben beveiligd en beperkt toegang tot uw financiële systeem, waarbij de factuur direct in de boekhouding wordt “ingeschoten” en u alleen nog maar hoeft te accorderen om de factuur (uiteraard ook digitaal), te betalen. Ofwel, u besteedt een deel van uw administratie uit aan uw leverancier.

Zover is het echter helaas nog niet. Vaak is het immers niet mogelijk om van (al) uw leveranciers te verwachten, laat staan te eisen, dat zij hun verkoopproces compleet herzien ter wille van uw efficientie. Overigens, grote multinationals waar veel toeleveranciers in het Midden- en Kleinbedrijf voor werken, eisen dit wel degelijk.

Voor nu: Scannen van inkoopfacturen en automatisch laten inboeken

En in de tussentijd? Het systeem zoals hierboven omschreven is voor u misschien nog niet bereikbaar en wellicht te bewerkelijk. Een mogelijke tussenoplossing is het scannen van de inkomende facturen. Na het scannen beschikt u over een digitale kopie van de factuur waarmee het hele proces van de ontvangst van de factuur tot en met de uiteindelijke boeking in het boekhoudsysteem kan worden geautomatiseerd, vergelijkbaar met hierboven omschreven methode.

Inkoopfacturen scannen met OCR (Optical Character Recognition) werkt als volgt. De gegevens van de factuur worden automatisch geboekt in het financiële systeem. De digitale kopie kan daarbij ook via OCR automatisch worden gecontroleerd op diverse criteria zoals NAW gegevens, factuurbedrag en datum. Ook kan een kopie (in de vorm van een PDF-document) als bijlage bij de boeking worden opgeslagen, zodat deze vanaf dat moment voor iedereen, die daartoe geautoriseerd is, digitaal bereikbaar is. Vervolgens gaan de facturen het goedkeuringsproces in. Ook dat gaat digitaal en automatisch. Nadat facturen zijn goedgekeurd en betaald, blijven alle gegevens digitaal beschikbaar voor de gebruiker.

18 redenen om over te gaan op online factureren of digitale (inkoop)facturen?

Om u een idee te geven wanneer het interessant is om over te gaan tot digitale facturen, sommen we hieronder een aantal veel voorkomende aanleidingen op voor online of digitaal factureren:

• U heeft geen goed inzicht in het gehele inkoopproces en cijfers m.b.t. de inkopen en kosten per project of klant zijn niet inzichtelijk of in detail te bekijken.
• Het invoeren van uw facturen neemt veel tijd in beslag.
• Inkoopfacturen moeten op verschillende systemen worden ingevoerd (inkoopadministratie, voorraadadministratie, etc.).
• Kosten voor de verwerking van 1 factuur zijn te hoog (weet u overigens wat de verwerking van een factuur kost?).
• U krijgt veel vragen van medewerkers en leveranciers over de inhoud en de status van de inkopen.
• De relatie met uw leveranciers verslechtert.
• Dubbele betalingen aan leveranciers komen regelmatig voor.
• Facturen worden verschillende malen uitgeprint of gekopieerd.
• Uw archiefruimte en ander opslag voor facturen is overvol.
• U profiteert niet van betalingskortingen door uw leveranciers.
• De verwerking van uw facturen (kopiëren, datumstempel, inboeken, autoriseren, rondsturen, paraferen, achterhalen van facturen, betalen, controle van betalingen, etc.) duurt veel te lang en is niet inzichtelijk.
• Het opzoeken van een oude factuur neemt teveel tijd in beslag.
• Goedkeuren van facturen duurt te lang.
• Er zijn veel creditfacturen.
• Facturen blijven slingeren op verschillende afdelingen.
• U krijgt veel incasso’s en aanmaningen voor het overschrijden van betalingstermijnen.
• Regelmatig komt het voor dat producten of diensten niet meer geleverd worden door een betalingsachterstand.
• Vaak worden uw facturen geboekt op de verkeerde grootboekrekeningen.

Digitaal factureren levert al voordeel op bij 300 inkoopfacturen per jaar

Een groot misverstand is dat geautomatiseerde factuurverwerking pas zinvol is vanaf bijvoorbeeld 15.000 facturen of meer per jaar. Ook bij kleine aantallen kan deze werkwijze echter rendabel zijn, afhankelijk van de eigen werkwijze en de gekozen software. Onze ervaring heeft uitgewezen dat de voordelen al te behalen zijn vanaf enkele honderden facturen op jaarbasis.

Indien u interesse gewekt is kunt u het beste contact met ons opnemen zodat wij samen kunnen bekijken of het digitaal verwerken van uw inkoopfacturen voor u rendabel is.