Voor digitale documenten geldt een bewaarplicht
De belastingdienst stelt (nieuwe) eisen aan het bewaren van zowel papieren als digitale zakelijke documenten. Hoe gaat uw onderneming om met zakelijk digitale documenten?
Wat betreft de administratie is bekend dat u deze voor een bepaalde periode moet bewaren, maar geldt er voor digitale documenten ook een bewaarplicht? En in welke vorm moet u deze documenten opslaan?
Waar digitale documenten bewaren?
Het maakt de belastingdienst niet uit waar u de digitale bestanden opslaat. Hetzij op een PC, een externe harde schijf, een back-up server in het buitenland, het kan allemaal. De enige echte eis die er gesteld wordt door de belastingdienst, is dat de gegevens binnen redelijke termijn kunnen worden verstrekt bij opvragen door de belastinginspecteur.
Daarnaast kan de belastinginspecteur u vragen om documenten in een andere vorm aan te leveren.
De belastingdienst kan u dus vragen om een digitale kopie van uw gehele administratie.
In welke vorm digitale documenten bewaren?
Dit is voor veel bedrijven de spannendste eis. U dient namelijk uw ontvangen documenten in de vorm te bewaren waarin u het gekregen heeft. Krijgt u dus een inkoopfactuur gemaild in PDF? Dan dient u het originele bestand in PDF te bewaren. Een printje van het document volstaat dus niet. Dit geldt ook andersom voor papieren documenten. U mag voor uw eigen gebruik de het document scannen en bewaren als PDF, maar óók het originele papieren bestand moet bewaard blijven.
Voor hoe lang moet u digitale documenten bewaren?
In de onderstaande tabel treft u de bewaartermijn van zakelijke documenten:
| Soort document |
Bewaartermijn |
|
Ledenadministratie coöperatie of vereniging |
10 jaar |
| Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed (in welke vorm dan ook opgeslagen) |
9 jaar |
| Administratieve gegevens en interne e-mail * (jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) |
7 jaar |
| Personeelsadministratie (loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden) |
5 jaar |
Extra notitie: Hoe lang moet u e-mails bewaren?
U dient al uw e-mails, intern en extern, minimaal 7 jaar te bewaren. Het simpelweg weggooien van e-mails is dus eigenlijk niet toegestaan. Een goede inrichting van uw e-mailpakket is dus wenselijk.
ICT helpt u met de bewaarplicht
Digitale documenten op een correcte manier bewaren is geen pretje. De belastingdienst stelt eisen waar soms lastig volledig aan te voldoen is. Techniek kan u echter helpen. Een goede (cloud-)server waar al uw bestanden opstaan en automatische back-ups van uw bestanden en/of e-mail is geen overbodige luxe. Wilt u weten hoe wij u verder kunnen helpen? Neemt u dan gerust contact op.
Bron: Bewaartermijnen, Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)
Bron: http://www.dezaak.nl/943/bewaartermijnen-voor-zakelijke-documenten.html
Meer weten
over hoe ICT u kan helpen
of wilt u graag kennismaken?